Czy na niektórych kwestiach można zaoszczędzić kiedy chodzi o prowadzenie firmy? W jakim miejscu tego typu oszczędności poszukiwać?

Posted on 15 października 2018Posted in Działalność gospodarcza
Każda firma czy to całkiem młoda, czy też ta, która na rynku działa już bardzo długo stara się, by obniżać wydatki związane z obsługą standardowych czynności. Chodzi o to aby tak zoptymalizować wydatki, by nie musieć zatrudniać sporej ilości osób. Gdzie możemy szukać oszczędności? Jakiego rodzaju procesom i czynnościom należy się przyjrzeć?

faktury papierowe

Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com
Dobrze jest spojrzeć na to jak wygląda obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie. Z reguły bowiem czynności, z którymi obsługa faktur jest związana da się zautomatyzować. Nie każdy wie, że istnieją ogromnie pomocne programy do takich zadań- Należy wiedzieć, że taka automatyzacja to oszczędność na czasie jak i oszczędzenie jeśli chodzi o wydatki, a oprócz tego poprawienie sprawności, z którą wykonuje się tego rodzaju zadania. Całość procesu zaczyna się od zeskanowania faktur. Używany jest do tych czynności bardzo często system OCR. W tym momencie faktury trafiają do systemu i są rejestrowane. Łatwiejsze jest rozpoznanie faktur i przyporządkowanie ich do danego działu firmy i konkretnej osoby, która następnie zajmuje się swoimi fakturami. Bardzo wygodne jest to, że dostępna jest elektroniczna wersja faktury w systemie, dzięki czemu można zajrzeć do niej bez konieczności posiadania jej tradycyjnej wersji. Na każdym z etapów faktura może być zaakceptowana lub też odrzucona. Natomiast kiedy przejdzie ona już wszystkie szczeble trafia do działu księgowości, który taką fakturę księguje. Jak widzimy jest to spore ułatwienie tym bardziej dla firm, które obsługują dużą ilość klientów oraz mają kilka działów lub też szczebli decyzyjnych.

e-faktura

Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
Jeśli chodzi o księgowość tu również jesteśmy w stanie poszukać oszczędności. Może się bowiem okazać, że o wiele taniej będzie zlecić takie zadania firmie zewnętrznej, nić gdybyśmy mieli znaleźć dodatkową osobę na to stanowisko. Należy zorientować się jak przedstawiają się oferty biur rachunkowych dla firm. Właśnie tego typu outsorcing, czyli oddelegowanie części zadań firmom odrębnym może być również pomysłem na zmniejszenie innych wydatków. To nie jedynie księgowość, lecz na przykład usługi call center albo też wiele innych. Warto przyjrzeć się zadaniom firmy i pomyśleć czy nie będzie taniej kiedy wynajmiemy kogoś z zewnątrz miast samemu, w swoim zakresie szukać pracowników. Często firmy tego typu oferują usługi kompleksowe, co w dodatkowy sposób oszczędza nasz czas, jaki możemy spożytkować na inne, bardziej istotne działania związane z firmą, dajmy na to na marketing. Warto więc przemyśleć tą kwestię.