Do rozplanowania i przypilnowania jest ogrom mniej i bardziej istotnych spraw, a niestety niedopilnowanie nawet jednej z nich zakończyć się może organizacyjną wpadką. Z takich też powodów organizowaniem tego typu imprez, szczególnie jeżeli są ona na dużą liczbę osób, zajmować się powinny osoby mające w tych kwestiach odpowiednie doświadczenie, wówczas będą znacznie większe szanse na to, że wszystko zostanie odpowiednio załatwione (kliknij tu). Z najważniejszych rzeczy, od jakich tak naprawdę należy zacząć organizowanie, jest ustalenie liczby uczestników i znalezienie do tego odpowiedniej sali. Kolejność ta ma o tyle znaczenie, że wielkość sali należy dopasować dobrana do ilości gości. Zbyt mała (zobacz księgowość dla samozatrudnionych) sala spowoduje, że zwyczajnie będzie ciasno i niewygodnie, za to za duża rozpręży i zdekoncentruje przebywających w niej uczestników.
Następną ważną sprawą jest wybór miejsca, w jakim konferencja będzie organizowana. Duże miasta zachęcają w pierwszej kolejności dużą ilością sal, czy to w hotelach czy w niezależnie działających centrach konferencyjnych. Bardzo dużym zainteresowaniem cieszą się także ciche, położone daleko od cywilizacji miejsca – przykładowo spora grupa klientów bardzo sobie ceni sale konferencyjne nad morzem, zapewniające nie tylko doskonałe warunki na zorganizowanie prelekcji, ale także spokojne, relaksujące otoczenie – przykładowa oferta: .